Hasznos tanácsok videókonferenciákhoz, nem csak home office esetére
Hasznos tanácsok videókonferenciákhoz, nem csak home office esetére
Hasznos tanácsok videókonferenciákhoz, nem csak home office esetéreÉrdekes kérdés ez a home office. Eddig is voltak olyan cégek, ahol a munkavállalónak volt lehetősége hetente pár napot otthonról dolgozni, azonban a koronavírus - mint sok mindent mást - ezt is helyzetbe hozta. Nem is kicsit!
Éppen a héten olvastam, hogy vannak olyan munkahelyek, ahol annyira bevált az otthoni munka, hogy most, a szigorítások enyhítésével is megtartják egy bizonyos szinten. Ez érthető is. Azok a cégek, ahol az informatikai infrastruktúra, no, meg a munkamenet lehetővé teszi, hogy munkavállalói ne csak az irodából dolgozzanak, ott bizony nem ritkán olcsóbban lehet megoldani a munkát így, mint drágán fenntartható irodákat bérelni.
De addig is, míg ezt a munkaadók kiköbözik, érdemes kicsit a videós megbeszélések technikai és emberi oldalára fókuszálni.
Megbeszélés webkamerán keresztül
Nem ördögtől való webkamerán keresztül megbeszélést tartani a kollégákkal, vagy akár a főnökkel. Sőt, vannak olyan helyzetek is, amikor több résztvevős szakmai kiskonferenciákat is tartanak videós chat formájában. A technika erre többet is tud adni, mint azt gondolnánk. Azonban az emberi tényezőt továbbra sem lehet kizárni.
Az ilyen megbeszélésekhez nekünk, embereknek is alkalmazkodnunk kell. Nem mindenkinek megy azonnal, hogy egy webkamerán keresztül, egyedül, az üres szobából rugaszkodjon neki a videós megbeszélésnek. De még ha sikerül is, akkor is ott van a helyzet tapasztalatlansága, mely sokszor megnehezíti a megbeszélés élvezhetőségét.
Ezekre érdemes figyelni egy videós megbeszélés alkalmával!
1. Ismerd meg saját számítógéped, notebookod lehetőségeit!
A technika ördöge bizonyítottan létezik. Azonban nem kell, hogy bosszantson téged. Ha tudjuk, hogy videós konferenciára kell készülnünk, érdemes megismerkednünk az eszközzel, amellyel dolgozunk. Ha bizonytalanok vagyunk, kérjünk ehhez segítséget! Jó, ha tisztában vagyunk vele, hogy hol van a notebook kamerája, hogyan lehet azt beállítani, hol lehet a hangot és a mikrofont halkítani, erősíteni.
2. Ismerjük meg a szoftvert, amivel konferenciázunk!
Ha alaposak akarunk lenni, akkor az a legkevesebb, hogy a szoftvert, amelyet használni fogunk, megismerjük. Ehhez célszerű még a konferencia előtt elindítani és végignézni a lehetőségeit. Érdemes elmerülni a beállításokban, a használat közbeni lehetőségekben. Szánjunk erre pár percet, hogy ne az első használat alatt derüljön ki, hogy azt sem tudjuk, hogyan kell használni.
3. Figyeljük meg kameránk képét, nézzük meg magunkat!
Sokan nem is gondolnánk, de egy notebook vagy egy asztalra helyezett webkamera nem igazán előnyös képet szokott közvetíteni annak felhasználójáról. Érdemes ezt is kipróbálni, hogy szemügyre vegyük, más hogyan lát majd minket. Az alulról felfelé mutató kamera képe azon túl, hogy rettentően előnytelen, még a kommunikációs tréningeken kihangsúlyozott egyenrangú partnerséget is hátráltatja.
Próbáljuk meg a kamerát szemmagasságba emelni, akár úgy, hogy a notebook alá könyveket pakolunk, de léteznek ügyes laptop-tartók is, amelyek erre is jók.
4. Figyeljünk arra, hogy mi van mögöttünk!
Ha otthonról dolgozunk, akkor az azért kicsit más, mint az iroda. Otthon előfordulhat, hogy a notebookot kivisszük a konyhába, bevisszük a hálóba. De ne tegyük! Nincs annál kellemetlenebb, amikor a hívó fél azt látja, hogy fut a konyha, szétesett a háló. Azt is érdemes megfigyelnünk, hogy a webkamera mekkora látószögben mutatja a mögöttünk lévő teret.
Ne lepődjön meg senki, ha közel is van a kamerához, a mögötte lévő tér hatalmas szögben látható. Így érdemes olyan helyre ülnünk, ahol a lehető legkevesebb háttér tárul a másik fél elé. Sőt, vannak olyan chatprogramok is, amelyek képesek a hátteret elhomályosítani, vagy akár az egész hátteret semleges képre cserélni.
5. Az illem ilyenkor is fontos!
Azért mert éppen otthon ülünk az étkező asztal mellett, az illem home office esetén sem mellőzendő, sőt, mi is jogosan várjuk azt el a másik féltől. Ezért aztán nem illik elkésni a netes konferenciáról sem. Érdemes jó pár perccel a kezdés előtt odaülni a gép elé, esetleg a fennmaradó időben ellenőrizni a technikai beállításokat.
Ha már egyszer videós megbeszélés résztvevői vagyunk, ne kapcsoljuk ki a kameránkat. Bár erre van lehetőség a konferencia alatt, ettől még a hangunkat hallják, de ez egy elég tiszteletlen húzás. Nem mellesleg a megbeszélés komolyságát is erősen kétségbe vonhatja, sőt, a saját koncentrálásunkat is erősen csökkentheti.
Ha nem mi beszélünk, akkor némítsuk le saját mikrofonunkat. Így nem zavarjuk meg a másik mondandóját azzal, ha éppen az orrunkat fújjuk vagy köhögünk, esetleg a család otthon lévő tagjai szólnának hozzánk. Ez már csak azért is fontos, mert a netes megbeszélések amúgy sem pont olyanok, mint a személyes találkozók, sokkal jobban kell hegyeznünk a fülünket, mit is mond a másik fél.
Ahogy egy személyes találkozó előtt, úgy itt is illő a mobilunkat lenémítani, sőt, akár még a rezgést is levenni róla. Annál nincs zavaróbb, mint amikor a kemény asztallapon elkezd a mobil erősen vibrálni, amelynek hangja sokkal erősebben adódik át a notebook mikrofonjába, mint azt gondolnánk.
6. Ne legyünk zavarban!
Persze ezt könnyű mondani, de az első alkalmak bennem is izgalmat okoztak. Ennek ellenére szükséges, hogy izgalmunkat kordában tartsuk. Nagyon zavaró tud lenni, ha állandóan azzal kezdjük megszólalásunkat: hallotok? Esetleg zavarunkban nem tudunk koncentrálni és elkezdünk hosszan elnyújtott ő betűkkel operálni.
A fentieket megfogadva gyorsan alakíthatjuk ki az online találkozók etikettjét, ezáltal növelve azok hatékonyságát, nem utolsó sorban pedig magabiztosságra és komfortérzetre is szert tehetünk.
