Valóban a jó informatikai rendszer lenne a záloga a hatékony és megbízható munkának?
Valóban a jó informatikai rendszer lenne a záloga a hatékony és megbízható munkának?
Valóban a jó informatikai rendszer lenne a záloga a hatékony és megbízható munkának?Napjainkban nem lehet már megkerülni azt a tényt, hogy egy jó, kényelmes és gyors munkát lehetővé tevő iroda nem attól lesz jó, hogy van benne hatalmas íróasztal, esetleg menő, bőr forgószék, számítógép, telefon, meg esetleg bárszekrény. Ez valahol anno még a Dallas idejében így lehetett, de ma már akkor sem állná meg a helyét, ha Sly és Phyllis egyszerre igyekezne a munkát jobbá tenni.
Pár héttel ezelőtt az adatbiztonság tekintetében már érintettük az informatika azon részét, hogy a digitális eszközök mennyire is tudják befolyásolni adataink biztonságát. Akkor azonban nem tértünk ki arra, hogy valójában nem csak az adatbiztonság a fő cél. Egy-egy induló vállalkozás esetében is gyakran felmerül a kérdés, hogy milyen informatikai beruházás szükséges? De gyakori eset az is, hogy már működő cégek növik ki az irodát, székhelyet, és szükséges a fejlődés a növekedéshez.
Általában ilyenkor jönnek azok a beszélgetések, hogy a meglévő számítógépek, hálózati eszközök (wifi routerek, hálózati elosztók), korábbi nyomtatók, a falakban elhelyezett kábelek már adottak, és ezeket költségcsökkentés szempontjából szeretnék meghagyni. Nos, ezek a beszélgetések igénylik a lehető legnagyobb türelmet, mind a megrendelő, mind a kivitelező részéről.
Az adatbiztonság mellett a második legfontosabb témakör: az eszköz, amin a munkát végezzük. Ennek jelentősége egyrészt az adatbiztonságban nyilvánul meg, ha a gépen tárolt adatok elvesznek és nem volt adatmentés. Másrészt viszont érdemes arra is gondolnunk, hogy számítógépünk tulajdonképpen a munkaeszközünk. Még akkor is, ha a napi tevékenységünk nem kötődik 8 órában a számítógéphez.
Gondoljunk csak bele abba a szituációba, ha egy reggel a határidős munkánk utolsó pár órájában a számítógép megmakacsolja magát és nem kapcsol be. Van az a helyzet, amikor ezzel hatalmas kárunk is keletkezhet. De elég csak egy határidős bevallásra, adatszolgáltatásra gondolnunk, vagy arra, ha EKÁER-es használati engedélyt szeretnénk regisztrálni gyorsan, de a rendszer összeesküdött ellenünk.
Egy elrettentő példa: sok hasonlót látunk az Excomba érkező számítógépek esetében is, de ennek nem kéne így lennie! A por alapvető ellensége minden elektronikus eszköznek, így a számítógépeknek is. Ha ezt még tetézzük cigaretta füsttel, esetleg termelő üzemben felgyülemlő egyéb anyagokkal, akkor számítógépünk potenciális, időzített veszélyforrás. A megelőző, rendszeres karbantartással sokat lehet spórolni, még akkor is, ha a rendszeres karbantartásnak vannak költségei.
Vannak azok a munkahelyzetek, amikor nem megengedhető a munka ilyenformán történő kiesése. Ha ez adott esetben egy termelő üzem, melynek szükséges a számítógép használata, akkor a helyzet még égetőbb tud lenni. A gondatlanul kezelt, hanyagul karbantartott számítógép napjainkban egyre inkább egy komoly rizikó forrás, mely ellen nem hogy csak lehet védekezni, de kell is!
Azt kell látnunk, hogy egy igényeinknek megfelelő tudású, és megfelelően karbantartott számítógép a záloga tud lenni a megbízható és hatékony munkának. Ennek megléte napjainkban már nem akkora kiadás, hogy ne tudná azt még egy induló vállalkozás is bele kalkulálni a költségeibe. Ennek az elhanyagolása adott esetben sokkal nagyobb váratlan kiadást tud jelenteni, mint a megelőző karbantartás. Nem beszélve a javítás idejére kieső munkaeszközről, az esetlegesen felmerülő adat-helyreállítás igen tetemes költségéről.
Igazából szakmai szemmel nézve nagyon más az informatika, mint a munkaadó oldaláról. Persze ez nem baj, nem várható el egy cégvezetőtől, hogy ehhez is értsen. A baj az, ha ezt valaki nem veszi figyelembe. Sok cég esetében az informatika kimerül abban, hogy a munkavállaló kap egy notebookot, esetleg egy kábeles netkapcsolatot, és kész.
Azonban ezeken túl is akad bőven lehetőség, mellyel a napi munka hatékonyabbá tehető. Ilyenek lehetnek például:
- az elvégzendő munkához igazított tudású számítógép és az annak megfelelő méretű monitora (nem biztos, hogy hatékony és megbízható egy több éves, régi géppel dolgozni)
- a számítógépek (szerverek) közti gyors kommunikáció, hogy ne kelljen hosszú perceket várni egy-egy adat betöltésére
- a gyors és elérhető nyomtatás, hogy ne kelljen bekapcsolva tartani sokadik munkaállomást ahhoz, hogy lehessen nyomtatni (hálózatos nyomtatás)
- szkennelés szerverre, hogy adott dokumentumokat könnyen lehessen archiválni
- megbízható internetes és belső hálózati (munkaállomások közti) sebesség, hogy ne a lassú internet nehezítse a munkát
- az esetleges megbízható és teljes lefedettségű wifi elérés biztosítása az egész irodában
- a rendszeres karbantartás, mellyel megelőzhető egy váratlan meghibásodás, mely nem csekély bonyodalmat tud okozni bármely cég életében.
